Soluzione per la gestione documentale elettronica

Confagricoltura Verona è l’organizzazionedi rappresentanza e tutela dell’impresa agricola italiana. Riconosce nell’imprenditore agricolo il protagonista della produzione e persegue lo sviluppo economico, tecnologico e sociale dell’agricoltura e delle imprese agricole.
La presenza di Confagricoltura nel territorio nazionale si concretizza in modo capillare attraverso le Federazioni Regionali, le Unioni Provinciali, le Federazioni di categoria e le Federazioni di prodotto.

Confagricoltura associa:

  • Imprese agricole assuntrici di manodopera
  • Imprese agricole diretto coltivatrici – lavoratori autonomi
  • Altre imprese

ESIGENZA/PROBLEMI

  • Dotarsi di una gestione documentale elettronica
  • Eliminare le inefficienze nella raccolta della documentazione amministrativa e gestionale inviata dagli associati all’Ufficio Centrale
  • Modernizzare l’archiviazione della documentazione degli associati che avveniva manualmente: i documenti venivano raccolti dall’ufficio centrale e dagli uffici periferici, registrati, protocollati e archiviati singolarmente sia dal punto di vista fisico che tecnico, tramite il sistema gestionale di Zucchetti
  • Migliorare il procedimento segnato da inefficienze, lungaggini e complicazioni nel processo e nella gestione successiva
  • Semplificare la ricerca di un documento eliminando il cartaceo.

SOLUZIONE

Alla luce delle problematiche emerse da un’analisi preventiva di KFI, è stata proposta una soluzione per una gestione documentale elettronica in grado di:

  • Ridare immediatamente a ogni associato la documentazione;
  • Semplificare la ricerca di un singolo documento;
  • Offrire una registrazione univoca;
  • Garantire l’efficientamento di tutto il processo;
  • Eliminare l’utilizzo del cartaceo.

 

Una volta terminato il processo, viene rilasciata una stampa di avvenuta archiviazione da consegnare all’associato. Il documento viene sottoposto all’operatore amministrativo per la protocollazione sul sistema gestionale esistente: in questa fase, con pochi e semplici passaggi, viene archiviato in maniera univoca e quindi facilmente reperibile in caso di consultazione.

RISULTATI

In meno di un anno dall’implementazione della nuova procedura, l’azienda ha riscontrato un’aumento costante dell’utilizzo della gestione documentale totalmente digitale.
Questo testimonia la positività dell’intervento messo in atto da KFI per Confagricoltura Verona.

Luigi Bassani Direttore di Confagricoltura:
“Il processo che abbiamo implementato ha da subito messo in moto un circolo virtuoso che ha avuto effetti positivi per i nostri associati, in termini di risparmio di tempo e di carta e soprattutto di facilità di reperimento dei singoli documenti”.

Ivan Bonetti, Project Leader di KFI:
“Una volta ricevuta la richiesta da parte di Confagricoltura Verona, abbiamo operato un’analisi delle esigenze e delle reali inefficienze della procedura cartacea esistente. In seguito, è stato definito insieme al cliente lo scenario To-be e successivamente KFI ha studiato il processo di workflow necessario per implementare la soluzione di DMW – customizzandola in funzione del nuovo processo per raggiungere l’obiettivo di ottimizzazione della raccolta di documenti. I tempi di realizzazione dallo studio dell’as-is alla definizione del
nuovo to-be e al delivery, hanno richiesto un attraversamento del progetto di circa tre mesi per attivare il servizio”